Четких указаний по документальному оформлению проведения ремонтных работ транспортных средств нет. Как известно, унифицированные формы  носят рекомендательный характер.

Следовательно, документооборот по движению запасных частей организация должна разработать самостоятельно, утвердив в учетной политике.

Приведем для примера некоторые документы, которые позволяют экономически обосновать проведение ремонтных работ собственными силами:

  • Целесообразность проведения ремонтных работ  подтверждается дефектной ведомостью.
  • Дефектная ведомость, является необходимым  документом,  независимо от способа, которым будет  производиться ремонт автомобиля.
  • В дефектной ведомости, отражаются результаты технического осмотра автомобиля, перечень запчастей подлежащих заменен и виды необходимых ремонтных работ.
  • Как показывает арбитражная практика (Постановления ФАС ПО от 24.11.2011 N А57-9351/2010, от 21.09.2009 N А55-20239/2008, от 09.09.2008 N А57-7577/07 и др.), налоговые органы считают необходимым оформление дефектной ведомости на подлежащий ремонту автомобиль для документального подтверждения указанных расходов. Обязанность составления дефектной ведомости законодательством не установлена, однако безопаснее ее заполнить. Унифицированной формы этого документа не существует. Организации необходимо разработать ее самостоятельно
  • Для определения статей затрат и планируемой стоимости ремонта можно использовалась калькуляционную ведомость (смету), в которой суммируются расходы на ремонт конкретного объекта основных средств.
  • Как только ведомость оформлена, руководитель должен издать приказ о проведении ремонта. Где указывается, каким способом будет отремонтирован автомобиль, срок проведения ремонта, ответственные за организацию ремонта лица и т. д. 
  • Далее Заявка ответственного лица или механика на покупку запчастей.
  • Можно вести  журнал учета использованных запчастей для ремонта автомобилей, в нем указывать сведения о марке и номере автомобиля, на который была установлена запасная часть, наименовании запчасти, ее количестве и цене, а также ФИО водителя и его подпись.
  • Документы (накладные, товарные чеки, счета-фактуры ит.д ), подтверждающие факт закупки запасных частей. Оприходование на склад можно оформить приходным ордером по форме М-4.
  • Списание использованных запасных частей для  ремонта оформляется требованием-накладной по форме М-11. Оформляется акт о списании  (установки) запчастей, с указанием их наименования, количества, стоимости, норм расхода, направления расходования и автомобиля.
  • В отношении запасных частей, подлежащих замене (первоначально находившиеся в автомобиле при покупке, либо  ранее установленных  на СТО), целесообразно на наш взгляд, отразить в акте их наименование, количество, и их дальнейшее назначение (ремонт, сдача в металлолом, утиль).
  • В заключение рекомендуем сделать отметки о датах проведения ремонта в инвентарных карточках основных средств по форме ОС-6, в которых указать номера документов и суммы затрат.

В случае если ремонт осуществляется силами водителей, такую обязанность, необходимо согласовать с работником в трудовом договоре/должностной инструкции. Такой подход избавит организацию от рисков виде претензий налоговых органов об оказании организации безвозмездных услуг водителем, либо претензий инспекции по труду. 


Поделиться с друзьями:

Спецпредложение

Аудит для транспортных компаний любых размеров

за 80 000 руб. только до 31.01.2016г

Остались вопросы? Хотите рассчитать стоимость услуг?

Скидка −10% при обращении с сайта